Guias por profissão — Assistentes Executivos e Administrativos
IA em linguagem simples para assistentes executivos e administrativos: correspondência em duas vozes em minutos, briefings e atas de reunião que constroem a sua reputação, resumos de viagem que sobrevivem a voo cancelado — e as regras de dados, de política interna e de consentimento que protegem a confiança do seu empregador e a sua carreira.
Comece com um texto que você já saiba conferir. Dê à ferramenta os seus dados, explique a tarefa e especifique o formato. Revise a resposta antes de usá-la.
Leia a introdução · Biblioteca de prompts
| Profissão | Capítulo | O que você deixa de fazer à mão | Horas por semana |
|---|---|---|---|
| Assistentes Executivos e Administrativos | Capítulo 4 | Compor e-mails do zero — os seus e os do seu executivo | ~3 horas |
| Assistentes Executivos e Administrativos | Capítulo 5 | Mensagens de agendamento, briefings de reunião, atas, retornos | ~2,5 horas |
| Assistentes Executivos e Administrativos | Capítulo 6 | Roteiros de viagem, resumos de uma página, roteiros de evento, e-mails a fornecedores | ~1,5 hora |
| Assistentes Executivos e Administrativos | Capítulo 7 | Memorandos de decisão, resumos semanais, mensagens de gestão para cima | ~2 horas |
| Assistentes Executivos e Administrativos | Capítulo 8 | O trabalho de carreira que você vive adiando | ~1 hora |
| Assistentes Executivos e Administrativos | Capítulo 9 | O trabalho de sair na frente que constrói o seu próximo cargo | ~1 hora |
São onze horas numa semana normal. A sua primeira semana vai ser mais devagar — você está aprendendo uma ferramenta. Na terceira semana, os números acima são realistas. O Capítulo 12 te dá o plano de 30 dias para chegar lá.
Confira antes de usar
Mantenha o controle dos nomes, valores e prazos. Confira os fatos em fontes confiáveis. Respeite as regras de confidencialidade do seu trabalho e verifique tudo o que envolva segurança, licenças ou leis.
Glossário
- IA (inteligência artificial)
- Neste livro, sempre significa as ferramentas de chat (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot) que escrevem rascunhos a partir das suas instruções. Não são robôs, não são as sugestões do seu aplicativo de agenda.
- Prompt
- As instruções que você digita ou fala para a IA. O único jargão que este livro te pediu para aprender. Os bons declaram o contexto, o serviço e o formato.
- Inventa coisas
- O único hábito perigoso da IA: afirmar coisas falsas (datas, horários de voo, compromissos, “decisões” que as suas anotações nunca continham) em voz confiante. A indústria chama de “alucinação”. O conserto é a conferida de 60 segundos: números, promessas, regras.
- Instruções personalizadas / perfil
- A caixa de configuração onde você descreve o seu papel uma vez (Prompt #1) para que toda conversa comece esperta — e comece segura.
- Modo de voz
- O botão do microfone. A captura de corredor, a divagação de sexta e o balanço pós-evento começam todos aqui.
- O sistema de duas pistas
- Conteúdo da empresa só em ferramenta aprovada pela empresa; rascunho genérico, habilidade e o seu próprio material de carreira na sua conta pessoal, com [COLCHETES] em toda parte. As pistas nunca se juntam (Capítulo 10, Regra 2).
- Modelo
- O motor por trás da janela de chat. Os planos pagos usam os mais fortes. Você nunca precisa saber mais do que isso.
- Plano gratuito / plano pago
- O gratuito te faz começar e tem limites diários; o de mais ou menos $20/mês tira os limites. Suba de plano quando os limites morderem durante um dia de trabalho, não antes.
- Conta empresarial
- O nível fornecido pelo empregador (Copilot no Microsoft 365, Gemini no Workspace, ChatGPT ou Claude Team) com condições contratuais de dados e controles de administrador. A única pista à qual conteúdo real da empresa pertence.
- Consentimento de todas as partes
- A lei de gravação de alguns estados americanos: todo mundo numa conversa precisa consentir antes de ela ser gravada ou transcrita automaticamente. Confira o seu estado e a política da sua empresa antes de qualquer robô entrar em qualquer reunião. Ata a partir das suas próprias anotações digitadas é sempre segura.
- Autoridade delegada
- O acordo explícito sobre o que você pode mandar, assinar ou aprovar em nome do seu executivo. Rascunhar é sempre seu; mandar além do acordo nunca é (Capítulo 10, Regra 4).