Guías por oficio — Asistentes Ejecutivos y Administrativos
IA en lenguaje claro para asistentes ejecutivos y administrativos: correspondencia a dos voces en minutos, briefings y minutas de junta que construyen tu reputación, hojas de viaje que sobreviven vuelos cancelados — y las reglas de datos, política y consentimiento que protegen la confianza de tu empleador y tu carrera.
Empieza con un texto que ya sepas revisar. Dale a la herramienta tus datos, explica la tarea y especifica el formato. Revisa la respuesta antes de usarla.
Lee la introducción · Biblioteca de prompts
| Oficio | Capítulo | Lo que dejas de hacer a mano | Horas por semana |
|---|---|---|---|
| Asistentes Ejecutivos y Administrativos | Capítulo 4 | Componer correos desde cero — los tuyos y los de tu ejecutivo | ~3 horas |
| Asistentes Ejecutivos y Administrativos | Capítulo 5 | Mensajes de agenda, briefings de junta, minutas, seguimientos | ~2.5 horas |
| Asistentes Ejecutivos y Administrativos | Capítulo 6 | Itinerarios, hojas de viaje, guiones de evento, correos a proveedores | ~1.5 horas |
| Asistentes Ejecutivos y Administrativos | Capítulo 7 | Memos de decisión, resúmenes semanales, mensajes hacia arriba | ~2 horas |
| Asistentes Ejecutivos y Administrativos | Capítulo 8 | El trabajo de carrera que sigues posponiendo | ~1 hora |
| Asistentes Ejecutivos y Administrativos | Capítulo 9 | El trabajo de salir adelante que construye tu siguiente puesto | ~1 hora |
Son once horas en una semana normal. Tu primera semana va a ser más lenta — estás aprendiendo una herramienta. Para la semana tres, los números de arriba son realistas. El Capítulo 12 te da el plan de 30 días para llegar ahí.
Revisa antes de usarlo
Mantén el control de los nombres, cifras y fechas. Verifica los hechos en fuentes confiables. Respeta las reglas de confidencialidad de tu trabajo y revisa todo lo que tenga que ver con seguridad, licencias o leyes.
Glosario
- IA (inteligencia artificial)
- En este libro siempre quiere decir las herramientas de chat (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot) que escriben borradores con tus instrucciones. No robots, no las sugerencias de tu app de calendario.
- Prompt
- Las instrucciones que tecleas o dices a la IA. La única jerga que este libro te pidió aprender. Los buenos declaran contexto, trabajo y formato.
- Inventa cosas
- La única costumbre peligrosa de la IA: declarar cosas falsas (fechas, horas de vuelo, compromisos, “decisiones” que tus notas nunca contuvieron) con voz segura. La industria le dice “alucinación”. El arreglo es la revisión de 60 segundos: números, promesas, reglas.
- Instrucciones personalizadas / perfil
- La casilla de configuración donde describes tu puesto una sola vez (Prompt #1) para que cada chat arranque bien informado — y arranque seguro.
- Modo de voz
- El botón del micrófono. La captura de pasillo, el rollo del viernes y el reporte final del evento empiezan todos ahí.
- El sistema de dos carriles
- El contenido de la empresa solo en herramientas aprobadas por la empresa; la redacción genérica, las habilidades y tu propio material de carrera en tu cuenta personal, con [CORCHETES] por todos lados. Los carriles nunca se juntan (Capítulo 10, Regla 2).
- Modelo
- El motor detrás de la ventana de chat. Los niveles de paga usan unos más fuertes. Nunca necesitas saber más que eso.
- Nivel gratuito / nivel de paga
- El gratuito te pone en marcha y tiene límites diarios; el nivel de unos $20 dólares al mes los quita. Sube de nivel cuando los límites muerdan durante una jornada de trabajo, no antes.
- Cuenta de negocio o empresarial
- El nivel que provee el empleador (Copilot en Microsoft 365, Gemini en Workspace, ChatGPT/Claude Team) con términos contractuales de datos y controles de administración. El único carril al que pertenece el contenido real de la empresa.
- Consentimiento de todas las partes
- La ley de grabación de algunos estados: todos los de una conversación tienen que consentir antes de que se grabe o se transcriba automáticamente. Verifica tu estado y la política de tu empresa antes de que un bot se meta a cualquier junta. Las minutas hechas con tus propias notas tecleadas siempre son seguras.
- Autoridad delegada
- El acuerdo explícito sobre qué puedes mandar, firmar o aprobar a nombre de tu ejecutivo. Redactar siempre es tuyo; mandar más allá del acuerdo nunca lo es (Capítulo 10, Regla 4).